Nov 12
営業会議を議論の場に変えた経営ダッシュボード事例
概要
株式会社CMCエクスメディカは、医療医薬業界専門のコンテンツ会社です。医学の専門知識を有するメディカルライターが行う「メディカルプランニング/ライティング事業」、医療関係者向け・患者さん向けの「医薬品情報提供や疾患啓発コンテンツ事業」をベースとして、お客さまのDXをご支援する「デジタル活用伴走支援事業」の大きく3つの事業を展開しています。
同社ではグループ共通の基幹システムと本社のBIレポートを活用しながら、自社独自の切り口での経営分析を表計算ソフトで積み上げてきました。ただ、切り口を変えるたびに集計を組み直す必要があり、分析の粒度やスピードには限界がありました。そこでSquadbaseを活用し、取締役社長の田中 厚志さん（以下、田中さん）自らが経営ダッシュボードを構築。月末の集計時間を半分以下に短縮し、営業会議を「数字を共有する場」から「打ち手を議論する場」へと変えました。
田中さんと、この取り組みに続いて営業データの活用に挑むイノベーション&セールス部 部長の松本 大毅さん（以下、松本さん）に、経営ダッシュボードの構築から、営業の現場へとデータ活用が広がるまでの道のりを伺いました。
抱えていた課題：グループ共通の仕組みと、自社が見たい切り口のギャップ
Squadbaseを導入する前は、経営の数字をどのように扱っていたのでしょうか？
田中さん
当社では、基幹業務システムを利用しています。売上や原価の生データはこのシステムに集約されており、CSV形式で取り出せます。一方、営業の見込み数字は自社独自のテーブルで個別に管理しており、基幹業務システムには集約されていません。
経営判断に必要な項目や分析の切り口は、当社の事業や状況に応じて異なります。標準レポートは全体像の把握に役立つ一方、当社独自の切り口で絞り込んだり、詳しく分析したりするには、別途集計が必要でした。
そのため、分析レポートは、基幹業務システムから取り出したデータをもとに、表計算ソフトで作成していました。既存の仕組みを活かしながら、当社に合った形で数字を確認できる環境をつくりたい、というのが出発点でした。
表計算ソフトでの運用には、どんな難しさがありましたか？
田中さん
難しさは大きく2つありました。
1つ目は、見たい切り口で自由に分析できないことです。売上・原価・部署・担当者のデータが、それぞれ別のテーブルや形式で管理されていました。そのため、「特定の部署や担当者の、原価を含めた採算を見たい」となると、複数のデータを手作業で突き合わせる必要がありました。切り口を変えるたびにこの作業が発生するため、分析の細かさや頻度には限界がありました。
2つ目は、数字の正確性を確保するために工数がかかることです。経営判断のスピードと精度を両立するため、月末の締め後に速報値で集計し、会計処理が終わった後に確定値でもう一度集計していました。精度を重視して運用してきましたが、数字が確定するまでには8営業日ほどかかっていました。
Squadbaseとの出会い：「考えるより、まずやってみた」
Squadbaseを知ったきっかけは何だったのでしょうか？
田中さん
親会社から「自然言語で指示するだけでダッシュボードが作れるAIツールがある」と紹介されたのがきっかけです。それなら一度触ってみよう、と思い、トライアルを始めました。
導入は、どのように判断されたのでしょうか？
田中さん
あれこれ検討する前に、まず試してみようと動けたことが大きいです。生成AIがこれだけ注目されている中で、慎重に検討ばかりしていると乗り遅れてしまいます。考えるよりまず使ってみた方が早い、という判断でした。普段は現場から状況を吸い上げてから判断するのですが、これに関しては、いつもと少し違う動き方をしたと思います。
他のツールと比較検討はされましたか？
田中さん
BIツールを導入しようか、という話は最初にありました。しかし、利用する全員に費用が発生してしまうので、本格的な議論には至りませんでした。その点、Squadbaseはダッシュボードを作成するアカウントにだけ費用がかかるので、導入のハードルが大きく違いました。加えて、AIネイティブという新しさもあって、まずは使ってみよう、という感覚でした。
Squadbaseで作った経営ダッシュボード
実際に作ったダッシュボードを教えてください
田中さん
基幹業務システムのデータや営業の見込み数字をSquadbaseに取り込んで、経営ダッシュボードを作りました。Squadbaseは、フォーマットの違う複数のデータを正規化してデータベースに読み込んでくれるので、自社独自のテーブルで持っている見込み数字も、基幹業務システムから書き出される売上・原価も、まとめて一度に扱えます。そのうえで、部署ごと・担当者ごと・商材ごと・クライアントごとと、切り口を自然言語の指示で自由に変えられます。ここが本当に助かっています。
以前は、切り口を変えようとするたびに表計算ソフトを何工程も操作していました。その手間が省けるので、時間短縮になっています。
構築するなかで、難しかったところはありますか？
田中さん
最初につまずいたのは、データの定義でした。基幹業務システムには円単位の金額が入っている一方、見込み数字は千円単位で管理されていました。また、共有用のデータでは異なる単位が使われていることもありました。
売上の項目名も、基幹業務システムと表計算ソフトで一致していませんでした。「税抜売上」なのか「売上」なのか、同じ売上でも複数の項目があり、取り違えが起きることもありました。もともと手作業で集計していた経験があったため、こうしたズレに気づくことができました。
しかし、Squadbaseの良いところは、一度きちんとデータの定義を指示すれば、それ以降はもう間違えないことです。さらに、その定義は再利用できるので、毎月ゼロから定義し直す必要がありません。一度定義してしまえば、誰が操作しても同じ結果が出ます。あとは毎月のデータを流し込んで、自然言語で見たい切り口の分析を指示するだけになりました。
成果：作業時間は半分以下に、営業会議は「議論の場」へ
導入して、どのような変化がありましたか？
田中さん
まず、月末まわりの作業時間が半分以下になりました。集計そのものはSquadbaseですぐに終わるので、以前のように、粗々のデータで一度集計しておく工程が不要になりました。会計処理が終わった最終データが届いた時点で流し込むだけになり、締めから数字が固まるまでの時間が、大きく縮みました。
ダッシュボードによって、営業会議はどう変わったのでしょうか？
田中さん
以前は、営業一人ひとりが自分の数字を集計して持ち寄り、共有することが会議の中心でした。いまは、その集計をダッシュボードにまとめているので、一人ひとりが数字を作る手間そのものがなくなり、そのぶんの時間を議論に充てられるようになりました。
見せ方も変わりました。以前は表計算ソフトで集計した結果をそのまま見せていましたが、表の数字だけでは、どこがポイントなのか相手に伝わりにくいことがありました。
Squadbaseでは、伝えたい内容に合わせて見せ方を組み立てられます。また、「この軸で見たい」と普段の言葉で指示するだけで、その場で分析の切り口を変えられます。
そのため、話の中身も具体的になりました。以前は全体の売上推移や主要なお客さまの動向が話の中心でしたが、いまは商材軸で見て「今伸びているのはメディカルライティングの部分だ」「落ちているのはこの商材だ」と話せるようになりました。どのクライアント軸で売上が上がっている・下がっているのかも確認できます。毎回その場で深掘りした分析まで出せるので、傾向をつかんだうえで、打ち手の検討から始められています。
チームの動き方には、どんな変化がありましたか？
田中さん
チームの数字への向き合い方が変わりました。以前は、各自が持ち寄った数字や全体の集計結果を確認することが中心でした。今は、数字を細かな切り口で見ながら、その背景や要因を掘り下げ、次の行動について話し合えるようになりました。数字の確認にとどまらず、課題の発見や具体的な対応を考える会議へと変わっています。
月1回の営業会議とは別に、各営業とウィークリーで作戦会議も行っています。そこでは数字を前提に話を始められるので、やり取りが活発になりました。営業一人ひとりの数字への認識も、以前より確実に上がっています。データを基に、経営や戦略に踏み込めるようになってきたのは、いい効果だと思っています。
まだ導入して半年ほどですが、すでに手応えを感じています。
広がり：専門知識がなくても、自分の言葉で
社内での広がりはいかがですか？
田中さん
まず私が使い始めて、松本にも「ぜひ使ってみてほしい」と勧めました。
松本さんは、使ってみて難しさは感じましたか？
松本さん
特に感じませんでした。弊社は従来型BIツールのサポート業務も請け負っていて、外から見ていても、扱うのが難しそうだという印象があります。その点Squadbaseは、自然言語で指示を出せば形になっていきます。専門知識がなくても、自分の感覚で分析まで進められるのが大きいと感じます。
実際、使い始めの頃は、自分が欲しかったものが次々に形になっていくのが楽しくて、つい時間を忘れて没頭していました。「こう見たい」と言葉にすれば、その場でダッシュボードが出来上がっていきます。思いついたことを試しては結果を確かめて、また指示を足して、という繰り返しでした。自分でここまで手を動かしたくなるほど、直感的に使えるということだと思います。
今後の展望：一人ひとりの営業ノウハウを「共通知」に、AI営業ダッシュボードへ
松本さんは、営業データの活用に取り組んでいるそうですね。どんなきっかけだったのでしょうか？
松本さん
田中が作った経営ダッシュボードを見て、Squadbaseならここまで柔軟に作れるのかと知りました。それなら営業の現場でも「こんなダッシュボードがあったらいい」というものを形にしてみようと考えました。可視化だけでなく、AIを組み込むことで、次の打ち手の提案までできるので、まずは私自身の営業ナレッジをデータにして、それをロジックにした「AI営業ダッシュボード」を作りました。お客さまの要望・課題を入力すると、それに合った商材と次のアクションが返ってきて、活動のステータスやお客さまの反応も記録・管理できます。
背景にあるのは、商材の多さです。小分類で32もの商材があり、若手がこの中から適切なものを選んで提案できるようになるまでに時間がかかります。商材ごとの説明スライドは整備していますが、事前準備から面談での説明、クロージング、アフターフォローまでの進め方は、一人ひとりの経験の中に蓄積されています。このノウハウをデータとして残し、チームで活かせる形にしたいと考えました。
このAI営業ダッシュボードを、今後どう発展させていきたいですか？
松本さん
今はまだ、私一人の営業ナレッジしかロジックに反映されていません。これを、営業スタッフ全員のナレッジをまとめて、共通のナレッジにしていきたいと考えています。そうすれば、若手でもベテランのように、お客さまの課題に適切な商材とアクションで応えられるようになります。全員がCMCエクスメディカらしい営業をして、チーム全体で底上げしていける。そこを目指しています。
田中さん
経営も営業も、これまで培ってきた経験に基づく判断を、データで一つずつ裏づけられるようになってきました。Squadbaseは学習コストが低いので、データを見て自分で動ける人を社内に増やしていきたいと考えています。
